Polisi preifatrwydd a data
Mae Care UK Community Partnerships Limited, sy’n rhan o Grŵp Care UK, yn ddarparwr gwasanaethau gofal preswyl sydd wedi’i leoli yn y DU. Rydym hefyd yn darparu nifer fach o ofal cartref a gwasanaethau dydd.
Pan fyddwn yn defnyddio’r term “preswylwyr” yn yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn, rydym yn cyfeirio at breswylwyr yn ein cartrefi gofal preswyl a defnyddwyr gwasanaeth eraill rydym yn darparu gofal ar eu cyfer.
Rydym yn cydnabod bod preifatrwydd a diogelwch gwybodaeth bersonol o bwysigrwydd mawr i’n preswylwyr, eu teuluoedd a’u ffrindiau, ein gweithwyr ac eraill fel meddygon teulu a phawb sy’n ymwneud â gofalu am les ein preswylwyr.
Rydym wedi darparu’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn i nodi pam mae angen i ni gasglu gwybodaeth bersonol sy’n ymwneud â’n preswylwyr, teuluoedd, ffrindiau a chynrychiolwyr, sut rydyn ni’n ei defnyddio a sut rydyn ni’n ei diogelu.
Rydym wedi penodi Swyddog Diogelu Data sy’n gyfrifol am oruchwylio cwestiynau sy’n ymwneud â’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn. Os oes gennych unrhyw gwestiynau, cyfeiriwch at yr adran “Sut i Gysylltu â Ni” isod.
Mae ein polisi preifatrwydd yn cael ei lywodraethu gan yr egwyddor o ddim ond casglu a defnyddio manylion personol pan fyddant yn ein helpu i ddarparu gwasanaeth gwell i’n preswylwyr ac i gwrdd â’n buddiannau cyfreithlon gan gynnwys amddiffyn ein preswylwyr a’n gweithwyr.
Mae’r wybodaeth bersonol y cyfeiriwn ati yn yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn cynnwys gwybodaeth y gellir ei defnyddio i’ch adnabod. Eich enw a’ch cyfeiriad yw’r prif enghreifftiau.
Isod mae’r wybodaeth bersonol rydym yn ei chasglu a’r rhesymau pam mae ei hangen arnom.
Sut rydym yn casglu gwybodaeth gennych chi?
Rydym yn casglu gwybodaeth amdanoch pan fyddwch yn ymholi am ein gwasanaethau gofal, yn defnyddio ein gwefan, ac yn dod yn breswylydd yn un o’n cartrefi gofal. Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth pan fyddwch yn cwblhau arolygon cwsmeriaid yn wirfoddol neu’n rhoi adborth am ein gwasanaethau.
Pa fathau o wybodaeth rydym yn ei chasglu gennych chi?
Gall data personol neu wybodaeth bersonol fod yn unrhyw wybodaeth am unigolyn y gellir adnabod y person hwnnw ohoni. Gallwn gasglu, defnyddio, storio a throsglwyddo gwahanol fathau o ddata personol amdanoch yr ydym wedi’u grwpio gyda’i gilydd fel a ganlyn:
Pan fyddwch yn holi am ein gwasanaethau gofal
- Gwybodaeth bersonol gan gynnwys eich enw, cyfeiriad, rhifau ffôn a chyfeiriad e-bost.
Pan fyddwch yn defnyddio gwefan Care UK neu’n rhyngweithio â’n cyfathrebiadau marchnata digidol
- Unrhyw fanylion personol y byddwch yn eu rhoi i ni yn fwriadol trwy alwadau, ffurflenni neu e-bost, fel eich enw, cyfeiriad, rhifau ffôn a chyfeiriad e-bost. Rydym yn defnyddio’r wybodaeth rydych chi’n ei darparu er mwyn i ni allu ymateb i’ch ceisiadau a chyfathrebu â chi.
- Eich dewisiadau a’ch defnydd o ddiweddariadau e-bost, wedi’u cofnodi drwy’r e-byst rydyn ni’n eu hanfon atoch (os dewiswch dderbyn diweddariadau e-bost)
- Eich Cyfeiriad IP: mae hwn yn gyfres o rifau sy’n unigryw i’ch cyfrifiadur sy’n cael eu recordio gan ein gweinydd gwe pan fyddwch chi’n gofyn am unrhyw dudalen neu gydran ar y wefan. Defnyddir y wybodaeth hon i fesur eich defnydd o’r wefan.
- Rydym yn defnyddio meddalwedd o’r enw ResponseTap sy’n golygu, os byddwch yn ein ffonio’n uniongyrchol o’n Gwefan, ein tudalen Facebook, Google neu hysbyseb, gallwn ni gyfuno gwybodaeth a gasglwyd yn ystod yr alwad honno â gwybodaeth am eich sesiwn bori. Defnyddiwn hwn i ddeall profiadau ein cwsmeriaid yn well, i deilwra’r profiad gwerthu ar gyfer y ddau barti.
Lle rydych yn preswylio yn un o’n cartrefi gofal preswyl neu’n derbyn gwasanaethau gofal
- Manylion personol gan gynnwys eich teitl, enw llawn, enw cyn priodi, statws priodasol, dyddiad geni, rhywedd, manylion cyswllt gan gynnwys cyfeiriad (cyfeiriad bilio neu gyfeiriad gohebu), rhifau ffôn, cyfeiriadau e-bost, manylion cyswllt ar gyfer perthynas agosaf, eich meddyg teulu a gweithwyr iechyd proffesiynol perthynol eraill.
- Gwybodaeth ariannol gan gynnwys gwybodaeth cyfrif banc i alluogi talu am wasanaethau.
- Data trafodion gan gynnwys manylion taliadau gennych chi am y gwasanaethau rydym wedi’u darparu.
- Gwybodaeth am eich bywyd, gan gynnwys hanes cymdeithasol, iechyd a lles, triniaeth a gofal. Gall hyn hefyd gynnwys gwybodaeth am eich statws priodasol, ethnigrwydd a chyfeiriadedd rhywiol a manylion o driniaethau meddygol.
- Nodiadau ac adroddiadau am eich darpariaeth iechyd a gofal gan gynnwys asesiadau achos a meddyginiaeth a ddarperir.
- Canmoliaeth, cwynion, gwybodaeth am ddamweiniau a digwyddiadau.
- Cyfraniadau at holiaduron ac arolygon preswylwyr.
Lle rydych yn berthynas, perthynas agosaf, atwrnai neu ddirprwy i un o’n preswylwyr
- Manylion personol gan gynnwys teitl, enw llawn, perthynas â’r preswylydd, manylion cyswllt gan gynnwys cyfeiriad, rhifau ffôn, cyfeiriadau e-bost.
Pan fyddwch yn ymweld ag un o’n cartrefi gofal
- Enw’r ymwelydd, pwrpas eu hymweliad a manylion cofrestru’r car os defnyddiwyd maes parcio.
- Gwybodaeth yn ymwneud ag atal a chanfod trosedd a diogelwch preswylwyr a gweithwyr gan gynnwys recordio TCC.
Pa wybodaeth ydyn ni’n ei chael o ffynonellau eraill?
- Rydym yn gweithio’n agos gyda Grwpiau Comisiynu Clinigol (CCGs) y GIG, awdurdodau lleol ac iechyd, gweithwyr meddygol proffesiynol a rheolyddion i ddarparu ein gwasanaethau gofal. Byddwn yn derbyn gwybodaeth ganddynt am eich iechyd a gofal gan gynnwys manylion derbyn, cofnodion gofal a chofnodion meddygol.
- Rydym hefyd yn gweithio gyda chwmnïau eraill sy’n darparu gwasanaethau proffesiynol, hysbysebu a gwasanaethau marchnata.
Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu
Rydym yn defnyddio’r amod sail gyfreithiol ganlynol ar gyfer prosesu eich data fel preswylydd yn ein cartref gofal:
- Erthygl 6(1)(b) “…mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni contract y mae gwrthrych y data yn barti iddo neu er mwyn cymryd camau ar gais gwrthrych y data cyn ymrwymo i gontract…”
- Erthygl 6(1)(e) “…mae prosesu yn angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol sydd wedi’i freinio yn y rheolydd...”
- Erthygl 9(2)(h) “…mae prosesu yn angenrheidiol at ddibenion meddyginiaeth ataliol neu alwedigaethol, er mwyn asesu gallu gweithio’r cyflogai, diagnosis meddygol, darparu gofal iechyd neu ofal cymdeithasol neu driniaeth neu reoli iechyd neu systemau a gwasanaethau gofal cymdeithasol ar sail cyfraith yr Undeb neu Aelod-wladwriaeth neu yn unol â chontract â gweithiwr iechyd proffesiynol ac yn ddarostyngedig i’r amodau a’r mesurau diogelu y cyfeirir atynt ym mharagraff 3…”
Sut rydym yn defnyddio’r wybodaeth amdanoch chi?
- Rydym yn prosesu eich data personol i reoli’r gwasanaethau a ddarparwn i chi, i gyflawni ein rhwymedigaethau sy’n deillio o unrhyw gontractau a wnaed rhyngom ni a chi, i ddarparu gwybodaeth neu wasanaethau yr ydych wedi gofyn amdanynt ac i brosesu taliadau ac ad-daliadau.
- Bydd eich cofnod gofal yn cynnwys gwybodaeth fanwl am eich iechyd a lles gan gynnwys salwch, apwyntiadau meddygol a thriniaethau. Bydd hefyd yn cynnwys manylion eich atwrnai, dirprwyon, eich teulu agos a’ch perthynas agosaf. Byddwn yn rhannu’r rhain â gweithwyr proffesiynol meddygol a chysylltiedig ag iechyd sydd ag angen cyfreithlon a chyfreithus i ddefnyddio’r wybodaeth i gefnogi’r gofal a ddarperir i chi.Rydym yn rhannu gwybodaeth o fewn Grŵp Care UK er mwyn darparu cymorth gweinyddol a rheolaethol angenrheidiol.
- Rydym yn defnyddio data personol neu ddienw i adolygu perfformiad ein gwasanaethau gofal fel rhan o’n gwaith parhaus i wella ein gwasanaethau a chwrdd ag anghenion ein preswylwyr.
- Mae’n bosibl y byddwn yn defnyddio’ch manylion i gysylltu â chi ynghylch unrhyw newidiadau i’n gwasanaethau gofal.
- Gallwn ddefnyddio’ch data personol i anfon gwybodaeth farchnata atoch sy’n disgrifio gwasanaethau y gallech fod â diddordeb ynddynt lle rydych wedi rhoi caniatâd i dderbyn hwn ymlaen llaw. Gallwch optio allan o dderbyn y wybodaeth hon ar unrhyw adeg.
- Rydym yn rhannu gwybodaeth â Grwpiau Comisiynu Clinigol (CCGs) y GIG, awdurdodau lleol ac iechyd, gweithwyr meddygol proffesiynol a rheolyddion ynghylch iechyd a gofal preswylwyr gan gynnwys manylion derbyn, cofnodion gofal a chofnodion meddygol.
- Rydym yn defnyddio cwcis ar ein gwefan i gasglu gwybodaeth er mwyn ein galluogi i gyflwyno a gwella ein gwasanaethau yn well. Mae’r rhan “Cwcis” isod yn rhoi rhagor o wybodaeth.
Mae’n ofynnol i ni o bryd i’w gilydd ddarparu gwybodaeth benodol amdanoch heb eich caniatâd chi neu eich cynrychiolydd. Gall hyn gynnwys:
Mewn amgylchiadau eithriadol, efallai y bydd gofyn i ni rannu gwybodaeth heb eich caniatâd chi neu eich cynrychiolydd. Gall amgylchiadau gynnwys:
Sut rydym yn storio, prosesu a diogelu eich data
- Rydym yn cymryd preifatrwydd a diogelwch eich data personol o ddifrif. Rydym yn sicrhau ein bod yn trin eich data gyda’r lefel uchaf o ofal trwy gael polisïau a gweithdrefnau mewnol clir, diogelwch ffisegol i’n hadeiladau a thechnolegau diogelwch TG i atal mynediad anawdurdodedig, difrod a cholled o’ch data.
- Mae’r data personol a gasglwn gennych chi yn cael ei storio yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE yn unig), gan sicrhau ein bod yn cyflawni’r preifatrwydd a’r diogelwch mwyaf posibl yn unol â Chyfreithiau Diogelu Data’r DU.
- Mae taliadau cardiau credyd yn cael eu prosesu’n ddiogel trwy ein partner prosesu taliadau trydydd parti, yr ydym wedi’i archwilio ac sydd wedi cytuno i ddarparu lefel o ddiogelwch data nad yw’n llai na’n un ni. Gall galwadau gael eu recordio at ddibenion hyfforddiant ac ansawdd. Mae ein galwadau sy’n dod i mewn a’n cipio data cysylltiedig yn cael eu prosesu’n ddiogel trwy feddalwedd o’r enw ResponseTap Limited, trydydd parti dan gontract, sy’n cadw at ein safonau gyda diogelu data estynedig a systemau canfod. Rydym yn defnyddio’r feddalwedd hon i wella’r profiad gwerthu i’r ddau barti.
Am ba hyd y byddwn yn cadw eich data personol
- Byddwn ond yn cadw eich gwybodaeth am gyhyd ag sydd ei angen i gyflawni’r dibenion y casglwyd ar eu cyfer, gan gynnwys bodloni unrhyw ofynion cyfreithiol, cytundebol neu adrodd. Mae pa mor hir yr ydym yn cadw’r data yn cael ei bennu gan y gyfraith ac yn cael ei bennu’n bennaf gan anghenraid. Unwaith na fydd angen eich gwybodaeth mwyach, bydd yn cael ei dinistrio’n ddiogel.
- Gallwch ofyn i ni ddileu eich data lle nad oes angen ei gadw mwyach.
- Er ein bod bob amser yn cydymffurfio â deddfwriaeth ac yn gweithredu’n rhesymol, rydym yn cadw’r hawl i benderfynu pa wybodaeth y mae’n rhaid i ni barhau i’w chadw er mwyn gallu cyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol a chytundebol i chi.
- Gallwn wneud eich data personol yn ddienw (fel na fydd modd eich adnabod mwyach) at ddibenion ymchwil a dadansoddi ac os felly, gallwn ddefnyddio’r wybodaeth hon am gyfnod amhenodol heb roi gwybod i chi ymhellach.
- Pan fyddwn yn prosesu data ar sail eich caniatâd yn unig, mae gennych yr hawl i dynnu’r caniatâd hwnnw yn ôl unrhyw bryd.
Ymchwil marchnata ac adborth
- Rydym wedi ymrwymo i ddiogelu preifatrwydd yr holl wybodaeth bersonol pob person a gasglwn at ddibenion ymchwil. Mae hyn yn cwmpasu’r holl ddata ar gyfranogwyr ymchwil a gedwir o fewn Care UK ac sydd ar gael i sefydliadau partner ymchwil marchnad. Mae’n ofynnol i unrhyw drydydd parti sy’n derbyn gwybodaeth bersonol ddilyn yr un rheoliadau diogelu preifatrwydd â Care UK.
- Mae’r holl ymatebion i’n hymchwil yn gwbl gyfrinachol. Rydym yn casglu data yn ein hastudiaethau at ddibenion ymchwil yn unig, a bydd ein defnydd o’r wybodaeth honno yn gyfyngedig i’r diben hwnnw. Ni fydd atebion cyfranogwyr ymchwil yn cael eu defnyddio gan unrhyw endid fel cymorth ar gyfer gweithgareddau gwerthu neu farchnata oni bai bod cyfranogwyr ymchwil wedi rhoi caniatâd penodol.
- Mae cyfranogiad ymchwil yn wirfoddol ac mae cyfranogwyr bob amser yn cael y cyfle i wrthod cymryd rhan neu i “optio allan” o’r ymchwil ar ôl cytuno i gymryd rhan. Nid ydym yn casglu gwybodaeth bersonol heb ganiatâd cyfranogwr ymchwil.
- Ar eu cais, rydym yn rhoi mynediad i gyfranogwyr ymchwil i’r wybodaeth bersonol yr ydym wedi’i chasglu amdanyn nhw. Rydym yn cywiro unrhyw wybodaeth sy’n anghywir neu’n anghyflawn, yn newid eu statws caniatâd, neu’n dileu eu gwybodaeth bersonol.
Marchnata
- Hoffem anfon gwybodaeth atoch am y gwasanaethau yr ydym yn eu darparu a allai fod o ddiddordeb i chi.
- Mae gennych hawl ar unrhyw adeg i ofyn i ni roi’r gorau i gysylltu â chi at ddibenion marchnata neu rannu eich gwybodaeth â chwmnïau yn y Grŵp Care UK.
- Os ydych wedi cysylltu â ni yn ddiweddar ynglŷn â’n gwasanaethau neu os ydych yn gwsmer neu’n breswylydd presennol, efallai y byddwn yn cysylltu â chi i ofyn am eich caniatâd i barhau i anfon gwybodaeth farchnata atoch. Os nad ydych yn dymuno i ni gysylltu â chi mwyach at ddibenion marchnata, cysylltwch â ni yn care.homes@careuk.com neu 0333 321 0939
Mynediad i’ch gwybodaeth a chywiriad
- Mae gennych hawl i ofyn am gopi o’r wybodaeth sydd gennym amdanoch. Os hoffech gopi o rywfaint o’ch gwybodaeth bersonol neu’r cyfan ohono, anfonwch e-bost atom neu ysgrifennwch atom i’r cyfeiriad a nodir yn yr adran “Sut i Gysylltu â Ni” isod.
- Ceisiwn ymateb i bob cais cyfreithlon o fewn mis. Gall gymryd mwy o amser i ni os yw eich cais yn arbennig o gymhleth neu os ydych wedi gwneud nifer o geisiadau. Os felly, byddwn yn eich hysbysu ac yn eich diweddaru.
- Ni fydd yn rhaid i chi dalu ffi i gael mynediad i’ch data personol ac mae gennych hawl i dderbyn copi o’ch data personol o fewn un mis calendr o gael eich cais ac ar ôl i ni wirio pwy ydych chi.
- Rydyn ni eisiau gwneud yn siŵr bod eich gwybodaeth bersonol yn gywir ac yn gyfredol. Gallwch ofyn i ni gywiro neu ddileu gwybodaeth y credwch ei bod yn anghywir.
- Mae’n bosibl y byddwn yn gofyn am brawf hunaniaeth cyn i ni rannu eich data personol gyda chi neu’ch cynrychiolydd.
Cais i gyfyngu ar brosesu
- Mae gennych yr hawl i ofyn i ni atal prosesu eich data personol os:
Rydych chi eisiau inni sefydlu cywirdeb y data,
Lle gallai ein defnydd fod yn anghyfreithlon ond nad ydych chi am i ni ei ddileu,
Rydych chi angen i ni gadw’r data hyd yn oed os nad oes ei angen arnom fwyach gan fod ei angen arnoch wedi’i ddychwelyd i sefydlu ac arfer unrhyw hawliadau cyfreithiol neu;
Rydych chi wedi gwrthwynebu ein defnydd o’ch data ond mae angen i chi wirio a allwn ei ddefnyddio’n gyfreithlon.
Os yn bosibl byddwn yn hysbysu unrhyw drydydd parti y datgelwyd eich data iddynt o’ch gofyniad.
Gwneud penderfyniadau awtomataidd
- Mae gennych yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a wneir ar brosesu data awtomataidd yn unig os yw’r penderfyniadau’n cael effaith gyfreithiol neu’n effeithio’n sylweddol arnoch.
- Mae nifer o’n systemau asesu gofal yn defnyddio system sgorio i roi syniad o’r darpariad gofal y gall fod ei angen. Fodd bynnag, ym mhob achos, mae angen ymyrraeth ddynol wrth benderfynu ar y gofal i’w ddarparu.
